Erik Menved Spejderne

persondatapolitik

 

Indhold

Introduktion til persondatapolitikken hos Erik menved Spejderne

Hvem er ansvarlig for mine personoplysninger?

Hvor gammel er du?

Formål med behandlingen af dine personoplysninger

De personoplysninger, vi behandler om dig

Hvad bruges mine oplysninger til?

Er du medlem hos os, bruger vi dine personoplysninger til at:

Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig?

Almindelige personoplysninger

Følsomme personoplysninger

Særlige personoplysninger

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Deling af dine oplysninger med modtagere uden for EU/EØS

Når du besøger vores Facebook-sider

Facebook beskriver deres brug af oplysningerne her.

Hvilke rettigheder har jeg?

Hvordan kan jeg klage over jeres behandling af mine personoplysninger?

 

Introduktion til persondatapolitikken hos EMT

Når du melder dig ind i Erik Menved Spejderne (EMT) melder du dig også ind i Det Danske Spejderkorps (DDS). Denne persondatapolitik omhandler og gælder for de oplysninger, som EMT og DDS behandler i forbindelse med et medlemskab. 

Denne persondatapolitik omfatter de oplysninger, du giver til os når du melder dig eller dit barn ind hos EMT, når du er frivillig hos os, hvis du støtter korps-, divisions-, og gruppeaktiviteter økonomisk og når du færdes på vores hjemmeside www.erikmenved.dk 

I politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer dem m.m. Er der oplysninger i politikken, som du ikke kan acceptere, kan du henvende dig til gl@erikmenved.dk. 

Vi gennemgår regelmæssigt politikken for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Politikken kan ændres uden varsel og væsentlige ændringer vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.

Denne politik er senest opdateret 11.03.2020.

 

Hvem er ansvarlig for mine personoplysninger?

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

Erik Menved Spejderne 

Silkeborgvej 37

8700 Horsens

Mail: gl@erikmenved.dk.

CVR: 29718431

 

Grundlaget for behandling af dine personoplysninger sker efter den til enhver tid gældende europæiske Persondataforordning og den danske Databeskyttelseslov.

Har du spørgsmål til denne persondatapolitik, behandlingen af dine oplysninger eller mistanke om manglende overholdelse, kan du kontakte Det Danske Spejderkorps på persondata@korpskontoret.dk.

 

Hvor gammel er du?

Er du under 13 år gammel skal dine forældre/værger hjælpe dig med at melde dig ind som spejder hos EMT. Ønsker du, at deltage på en tur hos EMT eller et af DDS’s kurser, skal dine forældre/værger hjælpe dig med, at læse betingelserne for din deltagelse igennem, fordi vi gerne vil sikre os, at du ved hvad du siger ja og evt. betaler til.

Vi forbeholder os retten til at spørge ind til alder, hvis vi på nogen måde er i tvivl om der er indgået et gyldigt samtykke.

 

Formål med behandlingen af dine personoplysninger

Afhængig af om du eller dit barn er medlem hos EMT, pårørende til et medlem hos EMT, bidragyder eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til, at behandle dine personoplysninger i det omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som en organisation med mange frivillige. 

Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag – medmindre du vælger at bidrage anonymt, og når vi skal administrere dit eller dit barns medlemskab hos EMT, herunder tilmelding til arrangementer, møder, ture, lejre og kurser afholdt af EMT, divisionen eller DDS.

I de tilfælde hvor du er forpligtet til at give os oplysninger om dig selv eller dit barn, vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne markeret med *, typisk ved indmeldelse og tilmelding til arrangementer i forbindelse med dit eller dit barns medlemskab hos EMT. 

Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, kan det have den konsekvens, at vi ikke kan oprette dig eller dit barn som medlem eller at du/dit barn ikke kan deltage i et arrangement, møde, tur, lejr eller kursus.

 

De personoplysninger, vi behandler om dig

Disse almindelige, fortrolige og følsomme personoplysninger om dig kan vi indsamle og behandle:

  • Som medlem hos EMT: 

Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, fødselsdato, køn, kontaktoplysninger på pårørende, registrerings- og kontonummer, medlemsnummer, helbredsoplysninger, billeder og spejdernavn.

 

  • Som pårørende til et medlem hos os: 

Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse og i nogle tilfælde registrerings- og kontonummer.

 

  • Som frivillig hos os: 

De oplysninger vi indhenter i forbindelse med dit medlemskab som beskrevet ovenfor samt CPR-nr. til indhentning af børneattest.

 

  • Som bidragyder/støtte:

Navn og CPR-nr., hvis beløbet skal indberettes til SKAT (frivilligt at afgive).

 

  • Som besøgende på vores hjemmeside:

Når du besøger vores hjemmeside og klikker dig rundt i vores univers, indsamler vi data på, hvor lang tid du færdes på de forskellige sider, hvad du klikker på, hvordan du er kommet ind på siden, hvilket device du besøger hjemmesiden med. Vi indsamler også din IP-adresse.

 

På vores hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at styre login samt til at indsamle webstatistik via Google Analytics. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller mobile enhed. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi kan via de informationer vi får ind gennem Google Analytics ikke se hvem du er.

Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse eller din bruger-id.

Du kan læse vores cookiepolitik her: https://dds.dk/privatlivspolitik

 

Hvad bruges mine oplysninger til?

Brugen af dine personlige oplysninger, afhænger af om du er medlem hos EMT, pårørende til et medlem Hos EMT, frivillig hos EMT, bidragyder/støtte eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.

 

Er du medlem hos os, bruger vi dine personoplysninger til at:

administrere dit medlemsforhold hos EMT, herunder at:

  • kunne sende dig nødvendig information om og i relation til dit medlemskab, herunder info-mails og magasiner.
  • opkræve kontingent
  • sælge dig merchandise
  • hjælpe dig med forhold der vedrører dit medlemskab
  • invitere dig med på ture, lejre, kurser og arrangementer både hos EMT, divisionen og DDS. 
  • hjælpe dig i forhold til eventuelle helbredsmæssige forhold, herunder hensyntagen til allergener, når du deltager på møder, ture, lejre, kurser og arrangementer sammen med EMT

Er du pårørende til et medlem hos EMT, bruger vi dine personoplysninger til at:

  • opkræve kontingent for dit barns medlemskab
  • kunne sende dig nødvendig information om dit barns medlemskab, herunder infomails og magasiner. 
  • kunne kontakte dig i tilfælde af uheld eller andet vedr. dit barn
  • hjælpe dig til at kunne administrere dit barns medlemsforhold

Er du frivillig hos EMT, bruger vi dine personoplysninger til at:

  • opfylde samme formål som for dit medlemskab af korpset
  • indhente en børneattest på dig, hvis du har en lederfunktion
  • formidle kontakt mellem dig og spejderne, pårørende, andre frivillige på projekter under korpset 

Er du bidragyder/støtte, bruger vi dine personoplysninger til at:

  • kunne administrere dit/dine indbetalinger
  • kunne sende dig nødvendig information om dit/dine bidrag
  • kunne indberette dit bidrag til SKAT, så dit bidrag vil fremgå af din selvangivelse

Er du alene bruger af vores hjemmeside, bruger vi dine personoplysninger til at:

  • kunne stille funktionaliteten på vores hjemmeside til rådighed for dig
  • udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside
  • optimere vores hjemmesides indretning
  • forbedre brugeroplevelsen på hjemmesiden
  • tilbyde relevant indhold

 

Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig?

Almindelige personoplysninger

Når du bliver medlem hos os, pårørende til et medlem, frivillig eller bidragyder/støtte er det nødvendigt for os at behandle dine almindelige personoplysninger for at kunne indgå aftalen med dig eller dit barn eller for at kunne håndtere eventuelle forespørgsler forud for en aftale med os. Vi er retligt forpligtet til at gemme regnskabsoplysninger i op til fem år pga. bogføringsloven. Efter 5 år fra din eller dit barns udmeldelse vil oplysningerne, som er gemt i regnskabsøjemed, blive anonymiseret i vores medlemssystem (medlemsservice under DDS).

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b) og stk. 1 (c))

 

Billeder anvendes på www.erikmenved.dk og i andre publikationer for Det Danske Spejderkorps er til at

illustrere, hvad spejderlivet går ud på, til PR og som illustrationer i publikationer. Billeder anvendes udelukkende i overensstemmelse med DDS’s værdier.

Situationsbilleder er billeder, hvor det primære motiv/formål er at vise en situation – fx spejdere der laver en aktivitet. Derfor kan vi ikke afvise, at man måske kan genkende en spejder/sit barn på nogle af vores situationsbilleder, men hensigten er at vise, hvad spejderne laver og billederne selvfølgelig vurderet harmløse forud for publicering.

De situationsbilleder der tages i spejderregi forbeholder vi os retten til at offentliggøre i kommunikation om spejder i trykte, digitale og sociale medier herunder vores lukkede Facebook grupper.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f))

 

Portrætbilleder er billeder, hvor det primære formål er at vise en eller flere personer, herunder gruppebilleder og nærbilleder af eksempelvis spejdere, ledere, bestyrelsesmedlemmer m.fl. 

Vi tager og offentliggør ikke portrætbilleder af dig eller dit barn uden din accept. Du kan til enhver tid tilbagetrække dit samtykke og billederne vil ikke blive brugt til kommunikation om spejder i trykte, digitale og sociale medier fremadrettet. Hvis du vil tilbagekalde et samtykke kan du skrive til gl@erikmenved.dk.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (a))

 

Vi har en interesse i at kunne sende dig mails med informationer, der vedrører eksempelvis dit medlemskab og dine frivillige aktiviteter samt magasiner og uddannelsestilbud. Ønsker du ikke længere at modtage eksempelvis e-mails og magasiner kan du frabede dig det ved at skrive til gl@erikmenved.dk. 

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f))

 

Vi udarbejder diverse statistikker, eks. over medlemstilgang, kursusaktivitet og brug af hjemmesiden. Bruger du vores hjemmeside, har vi, i begrænset omfang, brug for at kunne administrere de oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering. Læs mere i vores cookiepolitik. Vi kan i nogle tilfælde registrere, hvilke IP-adresser, der har besøgt vores hjemmeside. Data der indsamles til statistiske formål slettes senest efter fem år.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f))

 

Følsomme personoplysninger

Når du bliver medlem hos os spørger vi til dine helbredsoplysninger. Det er valgfrit om man vil afgive oplysninger om sit helbred. Hvis du afgiver helbredsoplysninger, beder vi samtidigt om dit samtykke til at behandle det. Vores medlemssystem er indrettet sådan, at kun relevante systemadministratorer vil få adgang til informationerne. Ønsker du ikke længere at vi har adgang til dine oplysninger, kan du til enhver tid kontakte os på gl@erikmenved.dk.

Vi spørger til dine helbredsoplysninger for bedre at kunne tage hensyn i forbindelse med din deltagelse på møder, ture, lejre, kurser og arrangementer hos EMT.

Idet du melder dig eller dit barn ud af korpset, region eller gruppe vil eventuelle helbredsoplysninger blive slettet fra vores medlemssystem. Helbredsoplysninger der afgives i forbindelse med deltagelse på i ture, lejre, kurser og arrangementer i spejderregi vil blive slettet senest 4 måneder efter slutdatoen for arrangementet.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (a))

 

Særlige personoplysninger

Sender du os dit CPR-nr. i forbindelse med et bidrag, bruger vi dette til at indberette din gave til SKAT, så du kan få fradrag for dit bidrag til os. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr. i følge skattekontrolloven. Regnskabsoplysninger gemmes i op til 5 år af hensyn til bogføringsloven.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (c))

 

Når vi beder om dit CPR-nr. i forbindelse med indhentning af en børneattest er det fordi vi gennem børneattestbekendtgørelsen er forpligtet til at indhente børneattester på ledere over 15 år. Når den indhentes, gemmes kun dato for rekvireringen. Selve attesten destrueres øjeblikkeligt.

(Juridisk grundlag for behandlingen: Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (c))

 

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som hjælper os f.eks. bank.

Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger i mellem korpset, divisionen og EMT inden for de rammer, der er fastsat i vores fællesaftale, herunder eksempelvis i forbindelse med indhentning af børneattester på frivillige og medlemssupport på vores medlemssystem, Medlemsservice.

I tillæg til ovenstående deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede til, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT eller når vi søger tilskud til spejderprojekter og aktiviteter hos stat, regioner eller Horsens Kommune. Vi deler ligeledes dit CPR-nummer med Rigspolitiet i forbindelse med indhentning af børneattest.

Hos EMT er vores behandling af dine eller dit barns personoplysninger underlagt interne politikker og procedurer for, hvordan vi opretholder et passende sikkerhedsniveau fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysningerne frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

 

Deling af dine oplysninger med modtagere uden for EU/EØS

Enkelte af vores samarbejdspartnere/serviceleverandører befinder sig uden for den Europæiske Union/Europæisk Økonomisk Samarbejdsområde. Det kan derfor forekomme at dine personoplysninger deles med modtagere i lande uden for EU/EØS, dog kun leverandører som har bundet sig juridisk til overholdelsen af persondataforordningen.

Det kan også ske, at vi beder om dit samtykke til at overføre personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, eller at dette er nødvendigt som følge af en aftale med dig, eksempelvis ved spejderaktiviteter i udlandet. Du kan til enhver tid få oplysning om hvilke garantier, der udgør grundlaget for overførsel af personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS.

Samarbejdspartnere/ leverandører er blandt andet i forbindelse med turer til udlandet og verdenspejderorganisationerne: The World Association af Girl Guides and Girl Scouts (WAGGGS) og The World Organization of the Scout Movement (WOSM).

 

Når du besøger vores Facebook-sider

Når du besøger vores Facebook-sider, er vi fælles dataansvarlige med Facebook for de oplysninger, der indsamles om dig. De Facebook-sider vi administrerer er:

https://www.facebook.com/ErikMenvedSpejderne/

lukkede grupper: 

Erik Menved Spejderne – leder

Erik Menved Spejderne – mikrobe

Erik Menved Spejderne – mikro

Erik Menved Spejderne – mini

Erik Menved Spejderne – junior

Erik Menved Spejderne – trop

Erik Menved Spejderne – sø

 

Facebook beskriver deres brug af oplysningerne her.

Hvilke personoplysninger indsamler vi?

Vi indsamler følgende personoplysninger:

  • Køn
  • Alder
  • Geografisk placering
  • Sprog

Hvad bruger vi dem til?

Vi bruger oplysningerne ovenfor til hele tiden at sikre relevant indhold for vores følgere. Det kan vi kun gøre, hvis vi kender de basale informationer om køn, geografi og alder. Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger. Behandlingen af personoplysninger sker baseret på legitim interesse ud fra en interesseafvejning (Art. artikel 6, stk. 1 (f)).

 

Opbevaring af personoplysninger

De personoplysninger, du selv afgiver på vores Facebook-sider (en offentligt tilgængelig side), vil i udgangspunktet ligge på siden, så længe denne eksisterer. Man kan som afgiver af personoplysningerne altid gøre indsigelse med henblik på at få slettet eventuelle opslag.

Dine rettigheder

Du har som i alle andre tilfælde også som besøgende på vores Facebook-sider mulighed for at udøve dine rettigheder, herunder ex. retten til indsigt, retten til at gøre indsigelse og retten til sletning.

Bemærk! Hvis du ikke ønsker, at de oplysninger du selv afgiver behandles, bedes du undlade at besøge vores Facebook-sider, da det på nuværende tidspunkt ikke er muligt for os at ændre på Facebooks indstillinger for opsamling af data.

 

Hvilke rettigheder har jeg?

Som den der afgiver personoplysninger, har du en række rettigheder, som du kan gøre brug af ved at kontakte gl@erikmenved.dk.

Vær opmærksom på, at der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af rettighederne. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til at blive slettet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

 

Indsigt

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os på gl@erikmenved.dk kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv yderligere. 

 

Du kan også logge ind på medlem.dds.dk og tilgå din eller dit barns profil under ’Min side’. Her vil ode stamoplysninger vi har registreret om dig fremgå.

 

Berigtigelse og sletning 

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi af god grund ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

 

Begrænsning af behandling

Du har, under særlige omstændigheder, ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. 

 

Dataportabilitet

Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

 

Indsigelsesret 

Du har i nogle tilfælde ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger. Det gælder i de tilfælde at behandlingen er baseret på persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f))

 

Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage og ændringen sker derfor kun fremadrettet.

 

Hvordan kan jeg klage over jeres behandling af mine personoplysninger?

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine eller dit barns personoplysninger, og har vi af god grund afvist din klage, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet

Borgergade 28, 5. sal

1300 København K.

Tlf.: 3319 3200

Mail: dt@datatilsynet.dk