Referat – Stormøde – 2004-09-27

Deltagere: Svend, Tanja, Vivi, Jan, Niels, Rita, Rikke, Lene, Lone, Lise, Linda (delvis), Bente, Peder og undertegnede

1. Lise bød velkommen – efter at vi havde fundet Lindas flotte sedler over, hvor vi skulle være! Vi var en del færre end vi kunne have været (ca. 35).

2. Præsentationsrunden blev kort, idet næsten alle kendte hinanden, så præsentation var overflødig.

3. Lise forklarede formålet med mødet

4. Årets arrangementer

4b. Open Air. Der havde ikke været problemer med at skaffe folk i år de 90 vagter var hurtigt dækket. Arrangementet kørte fint, selv om Lone var nødt til at melde fra med kort varsel. (Jan og Henrik tog over). Alle oprydningshold var færdige før tid.
Lone laver drejebog over Open Air. Der skal vælges ”et føl” der kan følge Lone i arbejdet med Open Air næste gang.
35.000 kr. er gået ind – der er muligvis 10.000 mere undervejs. Der har været udgifter på ca. 10.000 til rejse mm. Disse indtægter gælder for både Open Air og Skive.
Lone og Jan deltager på evalueringsmøde i Open Air i slutningen af oktober.

4a. Dyrskue. Det var svært at skaffe folk i år. Spejderne burde kunne stille flere. Der var forslag om at sætte en gulerod op for spejderne, så de kunne tjene til deres sommerlejr. (Til næste år har spejderne dog fået oprydningstjansen inde på dyrskuet som deres indtægt)
Fredagen var nemmest at besætte.
Skiltningen var for dårlig. Udvalget bør tage kontakt til Landboforeningen for at få deres støtte til at lave nye store skilte til opsætning på Hattingvej, som viser hen mod græsmarken. Bente tager kontakt vedrørende skilte.
Adresselisterne skal sorteres, så den samme familie ikke kontaktes flere gange, hvis det bliver nødvendigt at ringe rundt.
Det er vigtigt, at der skrives i Kulkassen forinden og at møderne for juniorer og spejdere besøges for at få spejderne til at skrive sig på listerne. Det er vigtigt at fastholde spejderne på deres tilsagn – vi regner med dem!
Evt. kunne udvalget deltage i forældremøder i grenene for at fortælle om parkeringstjansen.

4c. Oprykning Indkøb gik fint – passede lige på en prik. Indkøbslisten er rigtig god. Servicen fra Edeka er fin. Menuen fortsætter som den er nu.
Husk at sende alle sedler til lederne også (især de ledere, der ikke selv har børn i gruppen!) Tvivl om oprykningen 2005 (hvis børnene får en ekstra uges ferie). Dette punkt tages op på næste bestyrelsesmøde.

4d. Middelalderfestival De 80 kålhoveder passede fint. 6 ks. (a 20 kg) æbler er lidt for mange, der skal i hvert fald ikke bruges flere. Vivi tilretter indkøbssedlen, så den kan sættes ind i drejebogen (120 kg mel er brugt hvert år uanset vejret).
Fordi det er så stort et projekt, er det bedre med flere under-undergrupper.

Der skal laves en beskrivelse af tovholdernes job i hver undergruppe:

1. Kontakt til kommunen – (der skal bestilles 2 ks. krus hver gang) – Kasper
2. Boden: Jan
3. Maden:
4. Syhold
5. Oprydning:
6. Bemandingen: Her skal der være hold til:

• Opsætning torsdag aften
• Igangsætning inkl. Indkøb fredag morgen 
• Salgshold fredag og lørdag
• Hold til nedtagning – kørsel med min. 2 trailere
• Oprydning søndag i WigWam

Det er vigtigt, at der hverken er for mange eller for få på hvert hold. For hvert salgshold skal der udpeges en ansvarlig for hygiene og penge. Der må ikke være for mange linjer på skemaerne – de indbyder jo til at man skriver sig på.

Boden bygges op af plader, der patineres. Det skal checkes op med kommunen om det overholder reglerne. Bordpladen skal ændres og eventuelt ordnes inden opsætning. Boden skal hovedrepareres inden næste gang!

I år var bemandingen så som så. Fredag var OK, men lørdag måtte ledere, som ikke havde tegnet sig for en vagt træde til for at få tingene til at gå op.

Før sommerferien skal der en seddel hjem til forældrene, som fortæller om, hvad de går ind til. Listerne skal ligeledes op i WigWam inden ferien.

5a WigWam
Toiletforhold er ok
Svend tager en snak med Tom om at få flyttet elstikket ud til porten, så det er lettere at komme til.

5b Materiel
Alt OK. Det har været et let job indtil nu. Vi har dog en flækøkse, der skal have nyt skaft.

5c PR
Martin er lidt skuffet over mødeaktiviteten. Aktiviteterne er stillet lidt i bero. Der skal gang i annoncetegningen igen, et job for Martin?

5d Ledergruppen
Flemming er holdt op, mens Dorte er kommet tilbage til juniorerne. Søren holder orlov et stykke tid.

6 Bestyrelsens sammensætning
a. Lederne deltager normalt ikke i ledermøderne – men orienteres gennem referatet og ledermøder
b. Undergrupperne – nogen debat om ikke bestyrelsens medlemmer skal tilknyttes hver en undergruppe for at sikre kommunikationen.
c. Kontakten til forældrene kunne styrkes ved afholdelse af forældremøder med deltagelse af bestyrelsesmedlemmer.

Dette var ordene
14/10 2004
Ellen